在数字化办公时代,电子印章以其便捷高效的特点,正逐步取代传统的实体印章,成为企业运营的高效利器。但电子印章是什么?如何在线生成电子印章?如何将电子印章弄到文件上?电子印章验签又是什么?如果你对这些问题感到困惑,那么这篇文章将为你一一解答。
简单来说,电子印章就是实体印章的数字化形态,是经CA机构认证的图形化数字签名。它以密码技术为核心,将数字征收户、签名秘钥与印章图像有效绑定结合,用于实现各类电子文档完整性、真实性和不可篡改性的图形化制作数据,与实体印章具有同等的法律效力。
按印章的类型划分,电子印章还可细分为电子公章、电子职务章和电子私章三大类别。电子职务章也可进一步细分为财务专用章、合同专用章、人事专用章和法定代表人名章。
电子印章有什么优点相较于传统印章,通过云端存储使用的电子印章,方便企业成员随时调用和管理,既可以避免传统印章被盗用和遗失的风险,又可以实现异地/远程高效的在线签署。同时,借助电子印章,企业得以在短时间内签署多份电子文件和让员工清楚地了解审批进度,缩短盖章过程中的等待时间,从而大幅提升签约流程的审批效率。
目前,电子印章已被广泛应用于电子合同签署、政务服务、企业内部流程等应用场景。
如何在线生成电子印章?由于电子印章的法律效力基础是使用了可靠的电子签名技术,保证其专有性、控制性和防篡改性。
因此通过P图自制、实物印章扫描、第三方工具进行印章抠图,或在无可靠电子签名技术的电子印章生成器生成的电子印章,不仅没有法律效力,还会触犯《中华人民共和国刑法》第二百八十条规定:伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的,处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利,罚金。
企业想要在线生成电子印章,可通过地方政府的在线政务平台或选择有CA证书的第三方电子签约管理平台。如深圳企业可在深圳政务网官网的「法人服务-制作在线印章」,选择要申请的电子印章类型,并提交企业相关资料并通过审核后,即可申领电子印章(政务平台申领的电子印章只用于简单的盖章场景使用)。
如通过第三方电子签约管理平台在线生成电子印章,则可以选择电子合同平台法大大,法大大为企业提供电子签章、电子签约等在线合同签署服务,可以实现线上合同起草,合同比对,合同审查,合同归档提醒。
企业通过法大大注册并按系统指引完成认证,在法大大的右上角的「企业设置」,进入「印章管理」模块,点击「电子印章」,按需选择公章、合同专用章、财务专用章、人事专用章等印章类型。按照企业需求,可选择不同字体、图案、颜色、规格等元素进行个性化定制,即可生成电子印章。
下面以法大大为例演示电子印章如何使用?如何授权电子印章给员工使用?
在法大大申领电子印章成功后,创建签署任务,上传待签署的文件,选择签署位置和印章类型,完成意愿认证后即可快捷签署。
法大大的用印记录将会记录当前账号使用企业印章盖章的记录,方便权限管理。
企业管理者还可在法大大官网的「企业设置-印章管理-新增用印授权」中,选择被授权的印章和被授权的人员、授权有限期和授权用印范围。
验签就是对电子合同的有效性进行验证,帮助确认电子合同的真实性和有效性。可以选择可靠的电子合同平台或验签工具,如法大大的合同验签能力就支持对通过法大大平台签署的电子合同和文件上的电子印章进行验证。
在法大大的「服务与支持-合同验签」,上传需要验签的合同,即可快速验证签署双方的身份、时间与条款等内容。
Q:电子印章需要公安局备案吗?
A:通过法大大生成的电子印章自动同步至公安三所数据库,无需单独备案
Q:电子公章和实物公章效力是否相同?
A:符合《电子签名法》的电子公章与实物公章具有同等法律效力(最高法判例确认)
Q:电子印章有有效期吗?
A:电子印章有效期与其绑定的数字证书有效期一致。