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一、办公自动化基础认知
- 概念与意义
- 办公自动化的定义：利用计算机、网络和软件技术实现办公流程电子化。
- 核心价值：提升效率（如减少纸质文件流转）、规范流程（如审批标准化）、数据整合（如报表自动生成）。
- 应用场景：日常文档处理、会议管理、协作沟通、行政事务等。
- 基础设备与环境
- 硬件：计算机（台式 / 笔记本）、打印机、扫描仪、投影仪的基本操作与维护。
- 软件环境：操作系统（Windows/macOS）的基础设置（文件管理、快捷键、系统更新）。
二、核心办公软件操作（必会技能）
1. 文档处理工具（以 Word 为例）
- 基础操作：新建 / 保存 / 格式刷、字体 / 段落设置、页眉页脚、页码插入。
- 进阶功能：
- 样式与模板：统一文档格式（如公司模板套用）、多级列表（用于报告章节）。
- 表格与图表：数据录入、合并单元格、图表插入（配合数据分析）。
- 高级技巧：邮件合并（批量生成通知 / 合同）、修订模式（多人协作审稿）、目录自动生成。
2. 数据处理工具（以 Excel 为例）
- 基础操作：单元格格式（数字 / 日期 / 货币）、行列插入 / 删除、数据排序 / 筛选。
- 公式与函数：
- 常用函数：SUM（求和）、VLOOKUP（跨表查询）、IF（条件判断）、COUNTIF（条件计数）。
- 数据透视表：快速汇总多维度数据（如部门费用统计）。
- 可视化：图表制作（柱状图 / 折线图 / 饼图）、数据条 / 条件格式（直观展示数据差异）。
3. 演示文稿工具（以 PowerPoint 为例）
- 设计规范：版式布局、配色方案（符合公司 VI）、字体选择（可读性优先）。
- 内容呈现：
- 动画与切换：适度使用（避免过度花哨），突出重点内容。
- 多媒体插入：图片压缩（减小文件体积）、音频 / 视频嵌入（如会议录像）。
- 高效技巧：母版设置（统一所有幻灯片格式）、排练计时（控制演讲时长）。
三、协作与沟通工具
- 即时通讯与会议软件
- 企业微信 / 钉钉：消息群发、文件传输、日程共享、视频会议（屏幕共享、会议纪要导出）。
- Zoom/Teams：跨国会议设置、参会人权限管理、会议录制与回放。
- 云文档与协作平台
- 腾讯文档 / 飞书文档：多人实时编辑（避免版本混乱）、评论与批注（协作反馈）。
- 云存储工具：百度网盘 / 企业云盘的文件上传、权限设置（如部门文件夹共享）、版本回溯。
四、办公流程自动化（进阶内容）
- OA 系统操作（企业定制化）
- 核心模块：
- 审批流程：请假、报销、采购申请的在线提交与审批跟踪。
- 资产管理：设备领用登记、报修流程、库存查询。
- 公文管理：收文 / 发文电子化（签收、传阅、归档）。
- 自动化工具入门
- 场景化应用：
- 邮件自动分类（通过规则筛选重要邮件）。
- Excel 数据自动刷新（链接外部数据源，如 ERP 系统）。
- 低代码工具简介：如简道云、明道云，快速搭建自定义表单（如员工调研表）。
五、信息安全与规范
- 数据安全
- 文件加密：重要文档设置密码（如合同）、敏感信息脱敏（如隐藏身份证号）。
- 防泄漏：禁止私发公司机密、定期备份文件（本地 + 云端）。
- 办公规范
- 文档命名规则：统一格式（如 “2023-10 - 部门 - 会议纪要”）。
- 邮件礼仪：主题清晰、附件注明、抄送 / 密送使用规范。
