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随着数字时代的来临，欧洲各国档案机构面临着信息爆炸和多样化的挑战：新型的数字记录形式（数据库条目、电子邮件、『社交媒体』等）不断涌现，传统“事后归档”模式难以保证信息的完整性、可追溯性与长期可用性，而事后补救工作也往往耗时费力。基于此，欧洲各国逐渐意识到将数据治理与归档需求前置至业务系统设计阶段的重要性。正是在这样的背景下，“Archiving by Design（设计性存档，AbD）”概念应运而生，旨在扭转传统归档在信息生命周期末端才介入的局限性，确保数字信息自产生之初即可被有效管理与长期保存。
一、发展历程
（1）荷兰的先行实践
2018年，荷兰国家档案馆的两名馆员Marens Engelhard和Erik Saaman在荷兰档案日交流会议“Archiefdaen 2018”上，发表了名为“Archivering by Design”的主题演讲。
他们提出，“设计性存档”是（重新）设计信息系统的理想开发方法。这种方法将归档准备工作提前，将档案形成者置于整个归档流程的中心，在系统建设中融入档案形成者的需求和想法，并使用档案形成者自己的语言和工具。
（2）欧洲档案工作组的推动
2019年9月，在芬兰赫尔辛基举行的欧洲档案工作组（European Archives Group，简称“EAG”）全体会议上，成立了Archiving by Design子组（简称“AbD子组”），以应对数字时代管理和保存原生数字档案的挑战。
▲ 欧洲档案工作组下的AbD子组
2022年11月，AbD子组撰写完成《“设计性存档”白皮书》，在分析了欧洲数字信息管理面临的问题的基础上，系统阐述了“设计性存档”的概念定义与实现要素。该文件作为一项政策建议文件，强调归档必须在信息生命周期的“源头”介入，鼓励项目管理者、系统设计者与档案专业人员协作实现“设计性存档”理念落地。与此同时，作为白皮书具体应用方法的补充，AbD子组还发布了《设计性存档扫描使用指南》。
二、主要内容
《“设计性存档”白皮书》
▲ 《“设计性存档”白皮书》
该白皮书指出，传统档案管理方法在数字时代已失效，面临信息指数增长、形式多样化、复用需求提升等问题。公共部门因信息过载和管理滞后，导致数据可访问性差、透明度不足，进而影响公共服务质量与公众信任，同时阻碍开放数据的进程和潜力。
对此，白皮书提出“设计性存档”概念，即“在信息系统设计或调整阶段，采取适当措施，确保所创建或处理的信息在未来仍保持可持续访问性”。
其中，“可持续访问性”包含六大质量要求，这些要求需通过技术中立、切实可行的改进措施来实现：
※ 可检索（Findable）
任何人都可以方便快捷地找到信息。
※ 可利用（Available）
信息可在法律许可范围内，随时供各方使用。
※ 可阅读（Readable）
信息可被相应软件打开查看，可以由人或机器处理。
※ 可解释（Interpretable）
信息的含义明确，知道是由谁创建的，在什么情况下创建的，用于什么目的。
※ 可靠（Reliable）
信息完整可信、基于正确数据，可重复使用。
※ 未来可用（Future proof）
信息在其整个生命周期内都可以（重新）使用，适应组织、技术或流程随着时间的推移而发生的变化。
《设计性存档扫描使用指南》
▲ 《设计性存档扫描使用指南》
白皮书介绍了“设计性存档”方法所要解决的问题和提出的解决方案，而《设计性存档扫描使用指南》则详细介绍了具体的操作步骤。该指南提出的具体方法就是“设计性存档扫描”（AbD-scan），旨在为各组织提供一个模板，以便迈出按“设计性存档”实施的第一步。
所谓“扫描”实际上是一种分析行为，是对创建者的文件保存需求的调查。即通过系统化的观察流程，协助业务部门重新考察业务信息系统的合规性和可持续性，并探索一套切实可行的解决方案，为正式启动“设计性存档”工作奠定基础性框架。这其中，扫描的对象是将要购买、开发的信息系统和准备改造、淘汰的现有系统，以及相关的工作流程、处理过的信息及其用户等。
AbD-scan方法主要分为5大步骤：
※ （1）设置和准备
通过初步访谈，明确项目背景、需求；组建协调团队（AbD顾问、AbD协调员、主持人、赞助商等）；确定涉及的信息系统、工作流程和用户，安排后续信息收集工作。
※ （2）文件
收集、审查与评估所有相关的文件，如描述组织业务的文件、法律文件、技术文件等，帮助档案管理员理解信息系统的现状和需求。
※ （3）扫描清单
为确保公共管理中的信息系统或数据处理遵守一系列法规和规定，根据扫描清单内容，确定所评估信息系统或业务流程的优缺点。
※ （4）研讨会或访谈
通过研讨会或访谈收集用户需求，优先确定需要改进的措施。
※ （5）结论和建议
根据前面的分析和讨论，形成评估的结论，并提出具体的改进建议。
二者关系
三、实际应用
在欧洲信息治理的应用实践中，“设计性存档”理念逐渐显现，并在一些国家的数字档案政策中得到体现，可被视为新兴的重要原则之一。欧洲各国通过国际合作和本地化实施，正在积极实践“设计性存档”方法论，以推动数字档案管理的现代化，以确保信息的长期可用性、合规性和互操作性。
（1）罗马尼亚与挪威的双边合作项目
2022年，在欧洲经济区（EEA）和挪威资助的框架下，罗马尼亚国家档案馆与挪威国家档案馆合作，开展了一个双边倡议项目，旨在加强罗马尼亚国家档案馆在原生数字档案管理方面的能力。
该项目的主要目标包括：
· 建立战略概念，以提升罗马尼亚国家档案馆在原生数字档案管理方面的能力和地位。
· 为公共部门组织制定实施“设计性存档”的指导方针。
· 相互交流经验，包括与EAG共享新知识。
该项目的活动形式包括会议、研究和研讨会，旨在通过双边合作加强罗马尼亚和挪威在数字档案管理领域的联系和知识交流。
（2）瑞典的地方政府应用
瑞典国家档案馆（Riksarkivet）自2025年起参与EAG的工作，致力于深化“设计性存档”理念。随后，自2022年12月起，瑞典国家档案馆与瑞典市政与地区协会（SKR）合作，启动了“设计性存档”项目，旨在从市政和地区的角度探索和实施该理念。该项目根据“设计性存档”白皮书的六大质量要求，制定了一套适用于本国市政和地区运营的评估清单，用于评估信息系统是否满足可持续访问性的要求。
评估内容具体分为四大类共十项要求：
※ 1.信息建模与分类
※ 2.表示、格式与元数据
※ 3.细化与导出
※ 4.限制与安全性
四、结 语
欧洲的“设计性存档”理念旨在将档案管理要求前置于信息系统开发阶段，通过源头介入来保障数字信息的长期可用性和可信性。实际上可以认为是档案管理“前端控制”思想在数字时代的继承和发展。
作为一种前瞻性的管理思路，设计性存档有助于提高欧洲各国公共部门的信息透明度和数据合规性，为开放数据利用提供可靠基础，从而增强公众信任和政府服务效能。
END
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