笔者曾经就职于一家知名上市药企，经历了电子实验记录本（ELN）系统的选购和上线。有以下经验和教训，与大家分享。
一、本司选购ELN时遇到的难点
（一）落实部门难定
本司ELN的上线由大领导推动，但具体落实部门在IT还是研发，成了一个棘手问题。IT部门觉得自身对研发数据管理软件缺乏了解，难以承担起选型和推动上线的重任；而研发部则认为自己不懂软件，不知道从何下手去评价市场上众多的ELN软件。这就导致在项目初期，工作难以有效开展，各个部门互相推诿，无法确定主导力量。
（二）试用不充分
几家ELN供应商提供了试用机会，然而研发部测试人员只是进行了简单试用。他们没有完整录入多个（模拟）实验，也没有全面走权限控制流程。这样的试用方式，使得许多潜在问题未能暴露出来，比如在复杂实验场景下软件的稳定性、不同权限设置对数据访问和操作的实际影响等，都无法得到准确评估。
（三）价格认知片面
有的负责人认为，所有ELN的功能都大同小异，买价格低的就足以满足公司需求。这种观点忽略了ELN功能的复杂性和多样性，以及不同软件在长期使用过程中的性能差异。低价的ELN可能在功能完整性、稳定性、可扩展性以及售后服务等方面存在不足，后期可能需要投入更多成本进行升级或维护，甚至可能因无法满足业务发展需求而被淘汰，造成更大的浪费。
为克服这些难点问题，我们向和誉、复旦张江、扬子江等几家已成功上线ELN多年且效果良好的公司的朋友请教经验。在我们自己ELN全程上线后，积累了以下宝贵的经验和体会。
二、广收集、深调研
在对ELN缺乏了解时，不要急于接触供应商，先借助网络进行中立的预评价和筛选，这一步至关重要。
（一）网上搜索电子实验记录供应商，分析其客户分类
1. 精准定位研发型ELN：通过百度、必应搜索或直接访问ELN官网查看，要找那些已经服务大量研发实验室客户的ELN品牌，而不是服务分析实验室客户的品牌。因为研发和分析实验室的数据记录需求截然不同。研发实验室更侧重于新产品新技术的探索，实验过程灵活多变，数据记录需要具备高度的灵活性和专业性；而生产型分析实验室以质量控制为目标，实验记录相对固化、标准化。例如，研发实验室可能需要记录复杂的实验思路、创新的实验方法以及大量的探索性数据，而分析实验室主要记录产品质量检测的标准流程和结果数据。所以，我们应只考虑适合研究新产品新技术为目的的ELN，排除以质量为目标的生产型分析实验室ELN。
2. 客户数量越多越好：供应商披露的与我们相似的客户数量越多，对我们越有利。客户数量多意味着该ELN软件被广泛应用，各种细节功能会因不同客户的多样化需求而得到充分挖掘和完善。同时，更多的用户使用也增加了软件被发现bug的可能性，促使供应商更快地进行迭代更新。产品也就越稳定，功能越丰富。例如，一家ELN公司有30-50个客户，另一家有300-500个客户，在相同时间内，客户数量多的公司的ELN软件迭代进化速度可能是另一家的10-100倍（数量级的区别）。更多的客户反馈能够推动软件在功能优化、用户体验提升、兼容性增强等方面快速进步，为我们提供更成熟可靠的产品。
（二）对ELN供应商进行背景调查
1. 企业基本信息查询：利用爱企查、企查查、天眼查等网站，查看ELN供应商的注册资金、创始人背景、股东结构、法律状态、客户状态等信息。注册资金在一定程度上反映了企业的资金实力和抗风险能力，资金雄厚的企业在研发投入、技术支持和服务保障方面可能更具优势。创始人背景和股东结构能让我们了解企业的决策层和投资方，判断其是否具备相关行业经验和资源，是否有长期稳定发展的潜力。法律状态可以查看企业是否存在法律纠纷、违规行为等不良记录，客户状态能让我们了解其客户的稳定性和增长趋势，若客户流失严重，可能意味着产品或服务存在问题。
2. 产品和市场动态关注：在供应商官网和微信公众号，关注其是否在最近几年持续发布新产品、参加新的展会。持续发布新产品表明企业具有强大的研发能力和创新意识，能够紧跟市场需求和技术发展趋势，不断为产品注入新功能、提升性能。积极参加新的展会则体现了企业对市场推广的重视，愿意投入资源展示产品、与客户和同行交流，这也从侧面反映了企业的活力和市场竞争力。例如，某ELN供应商连续多年在行业展会上推出具有创新性的功能模块，吸引了众多客户关注，其产品在市场上的知名度和占有率也逐年提升。
3. 行业评价参考：在行业媒体和政府报道中，查找ELN供应商是否获得一定的好评、奖项、背书。这些平台的评价相对客观，具有较高的参考价值。我们公司在选购时参考了医药行业金牌协会CIAPH的历年信息化报告。CIAPH即Chief IT Association of Pharm & Health Industry，医药健康信息化研习社，会员有很多主流药企CIO，理事长是原恒瑞医药数字化、智能化总监王卫列老师。该协会的报告基于众多行业专家的研究和会员企业的实践经验，对ELN供应商的产品性能、市场表现、行业影响力等方面进行了全面评估和分析，为我们提供了专业、权威的决策依据。
三、直面ELN供应商
经过背景调查和初筛后，我们可以进一步与剩余的ELN品牌进行联系，在这个过程中需要关注以下几个方面。
（一）供应商的风格
1. 解决方案风格更可靠：市场上的供应商风格各异，一些是强销售风格，过于注重推销产品，而对产品实际能否满足客户需求缺乏深入分析和关注；另一些则是（技术）出解决方案风格，这类供应商更朴实，有一说一，会认真倾听客户需求，为客户量身定制解决方案。他们的销售人员通常对产品非常了解，能够做到有问必答，针对每家客户的独特情况给出切实可行的方案。而且，他们不会过度承诺，会明确告知客户哪些能做，哪些不能做，并详细说明理由。例如，在我们与某解决方案风格的供应商沟通时，他们根据我们公司的研发流程、数据管理需求以及预算情况，制定了详细的实施计划，对可能遇到的问题和风险也进行了充分评估和说明，这种务实的态度让我们对其更加信任。
2. 警惕过度承诺的销售：与之相反，如果一个销售不诚恳，过度承诺，声称能满足客户的所有需求，那么这种承诺大概率无法兑现。因为任何一家软件公司都不可能做到满足所有客户的所有需求，不同客户的业务场景和需求具有多样性和复杂性。例如，有些供应商为了促成交易，承诺可以实现某些复杂的定制功能，但在实际实施过程中却发现技术难度过大或成本过高，最终无法交付，导致项目延误和客户损失。所以，对于这种过度承诺的供应商，我们要保持警惕。这一类销售有时还会散播竞争对手的不能证实的负面消息。
（二）充分试用
充分试用是选购ELN过程中不可或缺的环节，只要供应商对“试用”不支持或加以限制，就可以直接一票否决。有效的试用应该按照以下步骤进行：
1. 供应商讲解演示：先由ELN供应商派人对产品进行详细讲解和演示，让我们对产品的功能、操作流程、界面设计等有初步的了解。在讲解过程中，我们可以提出各种疑问，供应商的专业人员能够现场解答，帮助我们更好地理解产品的特点和优势。
2. 足够的试用时间：至少要争取到7天的试用时间，并且能够根据实际情况合理延长试用期。只给2-3天时间试用的ELN品牌，往往对产品不够自信，担心在较长时间的试用过程中被发现大量软件问题。而愿意将试用期延长到2周、4周的供应商，更愿意为客户考虑，配合度高。例如，我们在试用某款ELN软件时，最初的7天试用期内发现了一些小问题，但还不足以全面评估软件的性能。供应商同意将试用期延长至2周，在后续的使用中，我们又发现了一些在复杂业务场景下的兼容性问题，这些问题为我们的选型决策提供了重要参考。
3. 完整试用实验过程：要模拟记录三个或更多的、完整的、不同类型的实验过程，充分验证ELN各个功能是否满足所有要求。例如，在化学研发实验室，我们需要模拟记录合成实验、分析实验、配方优化实验等不同类型的实验，从实验设计、数据记录、实验结果分析到报告生成，全面检验软件的功能完整性和易用性。通过完整试用，我们可以发现软件在实际使用过程中可能出现的问题，如数据录入是否便捷、实验模板是否符合实际需求、数据分析功能是否强大等。
4. 试用权限管理：主流ELN不仅能按角色来分配权限，也能按人分配权限，并且能够适应各种变化。比如在项目组内，某个人按角色权限可以查看若干组员的实验，但在某些特殊情况下，可以在不改变他角色的情况下，单独关闭他的这项查看功能。我们在试用过程中，模拟了不同的项目场景和人员变动情况，对权限管理功能进行了严格测试，确保其能够满足我们公司复杂的组织架构和灵活的项目管理需求。
5. 试用搜索功能
◦权限内搜索：确保自己有权限能看的内容，才能被搜索到，这是保障数据安全和隐私的重要功能。例如，普通研发人员只能搜索到自己权限范围内的实验数据，无法获取其他部门或高级别人员的数据，防止数据泄露。
◦跨权限目录搜索：好一点的ELN，允许在全公司范围内搜索所有实验记录，但只可看到实验目录信息，如果要查看内容，则应额外申请权限。这种搜索方式既方便了用户快速定位相关实验，又保证了数据的安全性。比如，在一个大型研发项目中，不同小组的成员可以通过关键词搜索到整个项目相关的实验目录，了解项目整体进展，但对于具体实验内容，需要根据权限进行申请查看。
◦专业搜索功能：支持化学结构式和化学反应搜索，可以实现精确匹配和子结构匹配。对于化学研发人员来说，这一功能非常重要，能够快速找到相似的化学结构和反应，提高研发效率。例如，在新药研发过程中，研究人员可以通过输入目标化学结构式，搜索到公司内部历史上相关的研究实验，借鉴前人的经验。同时，具备高级搜索功能，能专门搜索记录本和实验页标题、编号、实验人、关键词、全文、系统痕迹、附件名称、内容甚至语义的搜索、所属项目和任务、日期范围等。这种全面的搜索功能可以满足用户在不同场景下的搜索需求，快速准确地找到所需信息。
6. 专业功能要测试
◦化学专业功能：化学领域需要具备图像AI识别（OCSR）、IUPAC中英文命名、同位素结构绘制和命名、HELM绘制（Hierarchical Editing Language for Macromolecules，大分子分层编辑语言）等功能。在试用过程中，我们对这些功能进行了详细测试，比如使用图像AI识别功能对复杂的化学结构图片进行识别，检验其准确性和识别速度；测试IUPAC中英文命名功能，确保生成的命名符合国际标准。对于化学合成工艺（Process）研究，物料表功能和数据结构化功能至关重要。物料表要支持按摩尔配比和质量配比计算，支持自定义投料配比字段，如分配来源字段——来自于哪个供应商和批次，这对生产过程中的质量控制和溯源非常重要。数据结构化功能可以让不同实验（如100个化学反应）的数据导出在同一个表格内，并可输出为EXCEL，加速比对分析。我们通过实际案例，模拟了大量化学合成实验数据的处理，检验物料表和数据结构化功能的实用性和稳定性。
◦生物专业功能：生物领域的ELN需要有生物序列编辑器、质粒酶切分析和编辑、引物设计、IC50/EC50计算功能，并且必须兼容PRISM、XLfit等数据统计软件，能够进行蛋白质生化特性计算（分子量、等电点、疏水性、吸光度、不稳定系数等）、序列查找和比对、抗体互补决定区注释等。我们在试用生物类ELN时，邀请了公司内部的生物专家，使用实际的生物实验数据对这些功能进行测试，确保软件能够满足生物研发的专业需求。例如，使用生物序列编辑器进行基因序列编辑和分析，测试质粒酶切分析和编辑功能在构建重组质粒实验中的准确性和便捷性。
◦制剂专业功能：制剂研发涉及配方管理、DOE（正交设计）、贝叶斯优化等功能。在试用过程中，我们针对制剂研发的实际项目，对这些功能进行了验证。比如，使用配方管理功能对不同药物制剂的配方进行管理和优化，运用DOE功能设计实验方案，通过贝叶斯优化功能提高实验效率和结果准确性。
◦小结：总之，要从头到尾对ELN进行全面试用，例如进行质粒设计构建等复杂实验操作，观察ELN是否方便使用，是否存在bug。如果出现问题，看对方能否快速响应并帮助修复。不能仅仅依赖销售的口述，必须通过自己的实际操作来验证产品的性能和质量。
7. ELN软件界面的统一性和完整性：
◦差的ELN往往存在界面混乱的问题，如中英文混杂，这可能是因为引入了不成熟的外部第三方插件，或者同时存在一新一老两个功能类似的插件。由于老插件无法升级，数据又没办法转移，供应商为了节省成本，就直接保留两个插件，这种做法是不负责任的表现，也表明该供应商是资源整合型公司，而非技术钻研导向型。
◦例如，我们在试用某款ELN软件时，发现其表格和文本编辑功能存在两个不同风格的插件，操作方式有差异但功能大体相同，给用户带来了极大的困扰，降低了工作效率。所以，软件界面的统一性和完整性也是我们在选购时需要关注的重要方面，一个简洁、统一、完整的界面能够提升用户体验，提高工作效率。
（三）长期看待价值和价格
虽然我们都知道“便宜没好货”的道理，但在实际购买过程中，大多数人还是容易陷入价格陷阱。如何克服中国软件买卖中的这个普遍问题呢？我们建议用户要算总账，从长期价值的角度来考虑。实验数据如果能够得到有效利用，将为公司创造巨大的价值和收益。同时，IT环境变化迅速，我们要考虑5年后某些ELN软件是否还能得到持续维护。如果ELN软件停止维护甚至报废，那么数据可能会丢失，或者成为无法与其他系统交互的数据孤岛。即使供应商不报废软件，随着业务的发展和技术的进步，客户可能也会逐渐不想使用该ELN，导致数据浪费，这种损失的价值可能高达千万甚至上亿。例如，某公司在几年前购买了一款价格较低的ELN软件，初期使用时基本满足需求。但随着公司业务的拓展和专业要求的提高，该软件运行变得很慢，被所有研发人员吐槽，而且无法绘制含同位素分子、没有HELM功能，导致核药及RNA药物研发不顺利，最终不得不重新选型更换软件，不仅浪费了大量的资金和时间，还导致部分历史数据丢失，给公司带来了巨大的损失。所以，我们不能仅仅关注软件的初始购买价格，而要综合考虑其长期价值（数据和AI），以及潜在风险。
四、总结：成功选型的关键策略
ELN选购本质是“研发需求+IT能力+管理决心”的综合工程，需遵循以下原则：
1.主导明确：由CEO或研发负责人强势推动，IT、采购、EHS等部门协同配合；
2.需求对口：优先选择服务研发实验室的供应商，避开分析型ELN厂商；
3.试用为王：完整模拟真实场景，测试录入、搜索、权限、专业工具等核心功能；
4.长期思维：用“数据价值”而非“初期价格”做决策，避免因小失大。
正如某头部药企CIO所说：“ELN不是简单的记录工具，而是研发数据的‘数字资产库’。选对系统，未来10年的研发效率都会受益；选错系统，每一步都是成本。”希望本文的经验能帮助更多企业避开选购陷阱，找到真正适合的ELN伙伴。
参考资料
[1] 2024年最好用的15款电子实验记录本ELN.
[2] 为什么电子实验记录本用户非常在意搜索功能.
[3] 算算电子实验记录本能省回成本吗？
[4] 电子实验记录本，选标准还是定制？
[5] 选购电子实验记录本ELN时，怎么评估？
[6] 持续升级的电子实验记录本系统，更加好用、安全.
[7] 切换电子实验记录本品牌后，老数据怎么办？
[8] 电子实验记录本（ELN）软件的订阅和买断模式有什么差异，怎么选？
[9] ELN和LIMS，有什么区别？
[10] How to pick an electronic laboratory notebook. 《Nature》期刊，2018年，
[11] 新药研发质量体系建设与管理. 张盛安.《科学与信息化》期刊，2021(6):124-125,127
PhDTool，2025年8月
