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在当前数字化转型浪潮中，电子文件与电子档案的价值日益凸显，企业电子文件的规范化管理已成为提升业务效率、确保信息安全的重要途径。为有效保存和管理PDM系统中产生的重要信息资源，2025年5月26日《产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范》（DA/T 88-2021）（以下简称“DA/T 88”）由国家档案局批准发布。
PDM系统是制造业等行业管理产品全生命周期数据的核心工具，PDM系统中形成的电子文件是企业的核心信息资产，DA/T 88正是为这类高度专业化的电子文件管理提供定制化标准，提出了PDM系统的电子文件归档和电子档案管理的具体流程和要求。而《电子文件归档和电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）（以下简称“GB/T 18894”）作为一个更宽泛、普适性的国家标准，适用于各类组织在公务活动中产生的电子文件归档和电子档案管理。
随着DA/T 88的发布，企业在电子文件归档和电子档案管理过程中又多了一个重要参考标准，但同时也必然带来新的问题：两个标准会不会存在冲突？如果有冲突应该参考哪一个？鉴于此，本文将对DA/T 88和GB/T 18894进行对比分析，深入剖析两者的异同，供大家参考借鉴。
一、共性与差异分析
DA/T 88是在GB/T 18894的基础上，结合PDM系统的特点和实际应用需求，制定的专门针对PDM系统环境的电子文件归档和电子档案管理规范，为PDM系统实现与档案系统的对接提供了参考方案。经过对比可以发现，两份标准都强调了电子文件归档和电子档案管理的重要性，旨在保证电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性；同时都提出了明确的管理要求，如实施全过程管理、明确各部门职责、确保系统安全等。
01、在标准适用范围方面
GB/T 18894作为电子文件归档和档案管理的通用性、基础性规范，提供了电子文件从生成到归档再到管理和保存的整体框架和基本要求，适用于所有类型的电子文件和电子档案；而DA/T 88则更加注重PDM系统环境下电子文件归档和电子档案管理的特殊需求，对电子文件归档和电子档案管理的具体流程、操作要求、技术细节等方面进行了细化和补充，仅适用于PDM系统形成的电子文件和电子档案。
02、在标准内容结构方面
将两份标准文件掐头去尾之后，其主体内容结构分别如以下两图所示：
DA/T 88
GB/T 18894
03、在具体归档和管理流程方面
DA/T 88主要从PDM系统电子文件归档与电子档案管理两大方面展开，对GB/T 18894中电子文件的收集与整理、归档与编目、电子档案管理、电子档案处置四大业务环节进行了调整，且各个环节内的内容和要求也有所不同。下文笔者将结合具体的归档和管理环节对两份标准进行对比分析。
DA/T 88流程图
GB/T 18894流程图
二、归档与管理环节对比
由于两份标准关于归档和管理环节设置的顺序、内容都不一致，下面笔者将依据DA/T 88提出的PDM系统电子文件归档与电子档案管理两个方面，对其中涉及到的具体要求与GB/T 18894中的相关要求进行一一比较，以便读者更好地理解PDM系统电子文件归档和电子档案管理的特殊性和差异性。
01、电子文件归档
总体对比
归档范围与保管期限
相较于GB/T 18894的笼统规定，DA/T 88在附录中明确给出了PDM系统中各类电子文件的归档范围和保管期限表；而对于元数据的归档范围都提及参照DA/T 46-2009、DA/T 48-2009，DA/T 88在附录中对增设元数据进行了补充；两者对于保管期限则都分为永久、30年、10年。
电子文件组件
GB/T 18894提到的组件是在归档前的整理活动，应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。DA/T 88结合PDM系统生成的电子文件的形成规律和特点，对件的构成、排序以及命名做出了详细的规定，相较于GB/T 18894提出的基本要求，DA/T 88给出了更具有操作性和参考性的要求。
归档要求
两者在具体要求上略有不同，如下表所示：
归档接口
DA/T 88提到的归档接口通常包括但不限于以下两种：Web Service归档接口和中间库归档接口。GB/T 18894除了以上两种接口方式外，还提出了归档电子文件及其元数据的规范存储结构的接口方式。有关归档接口的详细介绍参见本号文章《电子文件归档接口方式分析及应用实例》。
02、电子档案管理
总体对比
整理
这里“整理”是指归档之后的整理。DA/T 88结合PDM系统生成的电子文件的形成规律和特点，对编目、检测、入库和修改等业务活动进行规范，并在附录中提供了详细的PDM系统电子档案四性检测方案。特别提到入库后,可对电子档案管理系统中电子档案元数据进行修改，但修改后要重新进行四性检测。对应的GB/T 18894中归档后的整理，仅提到电子档案的编目。
存储
DA/T 88将存储分为在线存储和离线存储两部分内容。在线存储强调“容量应至少满足3年增量需求”；离线存储指出“应以件（含元数据）为存储单元离线存储PDM系统电子档案”，并提供了参考的存储结构。同时还对两种存储方式的备份工作分别提出要求，如在线存储“每天实施增量备份,至少一个月全备份一次,有条件的单位可实施双机热备”；离线存储“不同套别的存储载体应分开保存,有条件的单位应将1套置于300km以上、不在同一流域的地点保存，或不同的建筑物内保存”。GB/T 18894中电子档案的存储和备份都并入了电子档案的管理环节，对于存储的规定比较简略，对于备份的规定则较为详细。
保管
DA/T 88在保管环节提出要“采取科学措施对存储载体进行管控”“追踪保管期间对电子档案的相关操作”以及电子档案或元数据离线存储介质的迁移，相对比较简略。这部分内容对应的是GB/T 18894中的“电子档案的转换和迁移”，其中列举了需要实施转换或迁移的情况，提出迁移活动应记录在电子档案管理过程元数据中，填写转换与迁移登记表等，这些要求可以供DA/T 88参考借鉴。
利用
DA/T 88强调了电子档案利用权限控制要求，并且允许通过电子档案管理信息系统在线或离线提供电子档案利用，特别提出了具有PDM系统数据特点的和基于产品层级结构的树形导航等功能。GB/T 18894中关于电子档案的统计和利用部分的要求都是通用的规定，可以作为DA/T 88的基础要求。
统计
关于电子档案的统计，直接参照GB/T 18894的要求进行即可。
鉴定处置
DA/T 88在鉴定与处置部分的要求较为简单清晰，要求到期鉴定后对电子档案进行处置,包括销毁、续存和移交。而GB/T 18894则对电子档案的鉴定与销毁作出了更为细致的要求，提到“应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除应销毁电子档案”“将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库”；还对电子档案的密级审查进行了说明，这些要求可以供DA/T 88参考借鉴。
三、结语：标准协同助力数字化转型
GB/T 18894-2016 搭建了电子文件归档和电子档案管理的“四梁八柱”，DA/T 88 则为特定领域（如产品数据管理）提供了“精装修方案”。GB/T 18894与 DA/T 88并非替代关系，而是“通用基础+专业补充”的协同关系。
理解两者的异同与协同逻辑，既能让组织守住电子文件归档和电子档案管理的基本底线，又能在核心业务场景中实现更高效、更精准的管理，最终为业务创新与可持续发展奠定坚实的信息基础。
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