涉密文件材料是承载国家秘密、商业秘密或工作秘密的核心载体，其归档管理质量直接关系到秘密信息的安全与合规利用。涉密文件归档并非简单的整理存放，而是遵循严格法规标准，覆盖“源头判定-整理准备-规范入库-安全存储-全程管控”的全生命周期管理过程。
涉密文件材料归档的核心原则
涉密文件归档需坚守四大核心原则，确保管理全程可控、责任可究。一是分级管控原则，根据文件密级（绝密、机密、秘密）实施差异化管理，密级越高管控措施越严格，如绝密级文件需双人双锁保管，机密级文件需专人专管；二是全程追溯原则，文件从生成到归档、利用再到销毁的每一个环节，均需完整记录操作人、时间、用途等关键信息，确保“来源可查、去向可追、责任可究”；三是最小知悉原则，严格限定涉密文件的接触范围，仅授权与工作直接相关的涉密人员参与归档及后续利用，禁止无关人员介入；四是闭环管理原则，覆盖文件全生命周期，无管理盲区，避免因环节缺失导致文件失控或泄密。
涉密文件材料归档的前期准备
（一）密级复核与标识规范
密级是涉密文件管理的核心依据，归档前需完成密级的最终复核与规范标识。首先，遵循“谁定密、谁负责”原则，由原定密责任人或单位保密委员会对拟归档文件的密级进行复核，确认密级划分准确，无过高或过低定密情况。若文件形成过程中密级发生过调整，需在文件显著位置标注调整记录，注明调整时间、批准文号及责任人，形成完整追溯链条。其次，规范密级标识标注，需在文件首页右上角清晰标注密级（绝密、机密、秘密）、保密期限（如“机密★10年”“秘密★3年”）及定密责任人姓名，字体采用三号黑体，与正文形成明显区分；电子涉密文件需在文件名、文件属性中同步标注密级信息，确保电子与纸质载体标识一致。对于多页纸质文件，需加盖涉密骑缝章，防止文件被篡改或替换。
（二）文件完整性核查
完整性核查是保障归档文件价值的关键，需对文件载体及附属材料进行全面清查。纸质文件需检查是否存在缺页、污损、涂改等情况，确保正文完整；同时核查文件的审批手续是否齐全，包括起草稿、审核意见、签发签字、盖章等关键环节的材料是否完备，附件是否与正文对应齐全。电子文件需确认与纸质文件内容完全一致，检查是否存在版本缺失、内容篡改等问题；对于起草过程中产生的草稿、修改稿，因其同样承载涉密信息，需与正式文件一并纳入归档范围，禁止随意丢弃。此外，若文件涉及跨部门联合办理，需确认原件由主办机关归档，协办机关留存的复制件已标注“复制件”字样并加盖复制机关戳记，确保各环节文件均处于管控范围内。
（三）整理标准化处理
为便于后续存储与检索，需对拟归档文件进行标准化整理。纸质文件需去除订书针、回形针等金属装订件，避免金属锈蚀损坏文件；采用无酸纸进行装订，装订顺序为文件首页（含密级标识）、正文、附件、审批材料，确保翻阅顺畅。同时，使用铅笔在文件每页右上角标注连续页码，铅笔标注可避免对文件造成永久性损坏，且便于后续页码调整。对于文件背景、主要内容、审批流程等关键信息，需撰写简要说明，附于文件首页之后，为后续利用提供清晰指引。电子文件需采用规范命名格式，建议格式为“全宗号-年度-密级代码-机构代码-文件名称-版本号”，其中密级代码可采用“机密、秘密、绝密”简化标识，确保电子文件检索便捷。
涉密文件材料归档的核心流程
（一）分类归档
分类归档需遵循“年度-密级-机构-保管期限”的四级分类标准，确保归档文件逻辑清晰、有序存放。首先按文件形成年度划分，便于追溯不同时期的工作轨迹；其次按密级分层，将绝密、机密、秘密级文件分别归类，避免不同密级文件混放导致的保密风险；再按文件形成机构细分，明确各部门的归档责任；最后根据文件保存价值确定保管期限，按照相关规定，绝密级文件保管期限一般为30年，机密级为20年，秘密级为10年，特殊重要文件可设定为永久保管。分类过程中，需特别注意涉密文件与非涉密文件严格区分存放，不得混合归档；对于涉及涉外合作、重大项目等特殊场景的涉密文件，需单独设立专项归档类别，实施重点管控。
（二）档号编制
档号是涉密文件归档后的唯一身份标识，需遵循统一编码规则编制，确保唯一性与可追溯性。推荐采用“全宗号-年度-密级代码-机构代码-件号”的编码格式，其中全宗号为单位档案管理的唯一代号，由档案主管部门核定；年度为文件形成的公历年度；密级代码采用拼音首字母缩写（绝密、机密、秘密）；机构代码为各部门的标准化简称；件号为同一分类下文件的顺序编号。
（三）移交登记
涉密文件移交是归档流程的关键衔接环节，需建立严格的交接登记制度，确保责任传递清晰。首先，文件形成部门需填写《涉密文件归档移交清单》，详细列明文件名称、档号、密级、页数、形成日期、附件数量、移交人等关键信息。移交前，部门负责人需对移交文件进行审核，确认符合归档标准后签字确认。其次，档案管理部门接收时，需安排专人与移交人共同核对清单与实物，逐一核查文件完整性、标识规范性、档号准确性，电子文件需额外核查存储介质的安全性与文件一致性。核对无误后，双方在移交清单上签字确认，移交清单一式两份，移交部门与档案管理部门各留存一份，作为责任追溯的依据。对于绝密级文件，移交过程需由两名以上涉密人员全程在场监督，确保文件交接全程可控。
（四）入库管理
入库管理需严格遵循分级存储要求，配套完善的安全防护设施，确保涉密文件物理与环境安全。存储场所方面，需设置专用涉密档案室，配备铁门、铁窗、防盗报警器、视频监控系统、温湿度控制系统，同时配备防火、防潮、防虫、防磁设备，禁止与易燃易爆物品、强磁场设备同处存放。存储设施方面，绝密级文件需单独存入密码保险柜，实行双人双锁管理，钥匙由两人分别保管，开启时需两人同时在场；机密级、秘密级文件需存入专用保密柜，实行单人单锁管理，保密柜钥匙由专人妥善保管，严禁随意转借。入库摆放时，需按档号顺序整齐排列，文件盒外侧清晰标注档号、文件名称、密级、保管期限，便于快速检索与核查。电子涉密文件需存储在专用涉密『服务器』或加密存储介质中，实行“光盘+加密硬盘”双备份制度，备份介质需单独存入保密柜，与原件分开存放，同时严格控制『服务器』访问权限，防止未授权访问。
涉密文件材料归档后的管理
（一）台账管理
档案管理部门需建立《涉密文件管理台账》，详细记录文件档号、名称、密级、保管期限、存放位置、移交人、接收人、借阅记录、归还情况、密级调整记录等信息，实现“一物一账，账物相符”。台账管理实行电子化与纸质化双重记录，电子台账需存储在涉密『服务器』中，定期备份；纸质台账需存入保密柜，妥善保管。档案管理员需每月对台账与实物进行核对，每季度开展一次全面盘点，发现台账与实物不符、文件缺失或损坏等情况时，需立即启动核查程序，上报单位保密委员会，排查泄密风险，并形成核查报告存档。
（二）查阅利用管控
涉密文件查阅利用是泄密风险高发环节，需严格遵循“最小知悉、严格审批、全程监督”的原则。查阅人需填写《涉密文件查阅申请表》，注明查阅文件档号、名称、用途、查阅方式、查阅期限，经所在部门负责人审核后，按密级报对应层级领导审批：秘密级文件需部门负责人审批，机密级文件需分管领导审批，绝密级文件需单位主要领导审批。审批通过后，档案管理员需核对查阅人身份与审批权限，确认无误后在涉密阅览室提供查阅服务，严禁将涉密文件带出阅览室。查阅过程中，需关闭无关电子设备，禁止拍摄、录音、摘抄或复制文件内容；确需复制的，需另行填写《涉密文件复制审批单》，经对应层级领导审批后，由档案管理员在涉密设备上完成复制，复制件需标注“复制件”字样、密级及复制日期，与原件同等管理，复制记录纳入台账。借阅涉密文件的，借阅期限严格限定：绝密级文件不超过24小时，机密级不超过3天，秘密级不超过7天，到期需主动归还，确需延长的需重新审批；借阅期间，文件需由借阅人随身携带或存入个人保密柜，禁止转借他人或带入非涉密区域。
（三）密级动态调整
涉密文件的密级并非一成不变，需根据形势变化与工作需求动态调整，确保管控措施与文件敏感度匹配。当出现以下情形时，需启动密级调整程序：一是因国家政策调整、事项公开后不影响安全利益等原因，文件无需继续保密的，需启动解密程序；二是因形势变化导致文件敏感度提高，原定密级过低的，需启动升密程序。调整流程需由文件承办部门提出书面申请，附情况说明与依据材料，报原定密机关或单位保密委员会审核，经单位负责人批准后实施。调整完成后，需及时更换文件标识，更新管理台账与档案管理系统信息，对于已归档的文件，需同步调整存储措施，确保调整全程可追溯。
（四）到期处置
对于已过保密期限且无保存价值的涉密文件，需按规范流程销毁，严禁擅自处置。首先，档案管理部门需每年年底对到期文件进行鉴定，联合保密委员会复核确认无保存价值后，填写《涉密文件销毁申请表》，经单位负责人审批。其次，销毁前需清点文件数量，与台账核对一致，编制《涉密文件销毁清单》，详细列明文件档号、名称、密级、数量、销毁原因、销毁日期等信息。销毁实施需委托国家认可的涉密载体销毁机构（如地方保密局指定的销毁中心），禁止自行焚烧、碎纸或丢弃；销毁时需由单位保密专员与档案管理员全程监督，确保文件完全销毁。销毁完成后，由销毁机构出具《涉密文件销毁证明》，与《涉密文件销毁清单》一并归档保存，保存期限不少于5年，确保销毁过程可追溯。
转载来源：CN档案管理培训
审 核：高 敏
编 辑：李 景
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查档地址: 庆阳市西峰区庆州西路1号
