企业的核心资料、重要合同、机密方案等各类文档大多以电子形式存储和流转。
我们能看到却摸不着，这该怎么保护它们的安全呢？
下面就为大家介绍五个实用的文档防泄密措施方法，给你全方位的安心保障！
加密是文档防泄密的基础手段，就像给文档加上了一把坚固的“安全锁”，只有拥有正确钥匙的人才能打开查看。
这里推荐大家使用域智盾软件，它提供一下功能措施：
①透明加密：员工正常用，外人看不懂
什么是透明加密？
就是在公司内部使用文档时，员工可以像平常一样打开、编辑、保存文件，完全不影响工作流程。
为什么能防泄密？
所有文件在保存时都会自动加密，如果有人将文件非法拷贝到外部（比如U盘、邮箱、网盘），别人拿到这些文件后只能看到乱码，根本打不开。
②权限控制：谁能看到，谁不能动
可设置不同部门/人员的访问权限
比如：销售部只能看销售类文件，技术部看不到财务数据；高管可以查看所有文档，普通员工只能查看自己权限范围内的文件。
还能限制操作行为，比如禁止复制、禁止打印、禁止截图、禁止拖拽到其他程序等。
有什么好处？
防止员工私自复制、打印或截图，把敏感信息带走。
③文档外发管理：发出去也要管得住
外发文件要经过审批流程
如果员工需要把文件发给客户、供应商或其他外部人员，必须先申请，由管理员审核批准。
支持生成“加密外发包”
可以对外发文件设置：
查看次数限制（最多看5次）
查看时间限制（只能在3天内打开）
禁止打印、复制、截屏
万一文件被转发了怎么办？
因为是加密状态，接收者无法再随意传播，即使转发出去也没法打开。
④日志审计：每一步操作都记录下来
记录哪些操作？
文件创建、修改、删除，谁在什么时候打开了哪个文件，是否尝试过复制、打印、发送邮件，是否尝试违规外发
有什么用？
一旦发生泄密事件，可以通过日志快速定位责任人，查清过程，追责有据。
⑤禁止拖拽和截屏：防止“偷拍式”泄密
有些员工会截图、录屏、拖拽文件到微信/QQ里发出去
软件可以通过底层驱动阻止这些行为，确保加密文档的内容不会被“偷偷”带出。
通过严格的访问控制，可以限制不同人员对文档的访问权限，确保只有授权人员才能访问相关文档。
用户身份认证：建立完善的用户身份认证体系，要求员工使用唯一的用户名和强密码登录系统。同时，可以结合多因素认证方式，如短信验证码、指纹识别、面部识别等，增加身份认证的安全性。
权限管理：根据员工的岗位职责和工作需要，为每个员工分配不同的文档访问权限。可以将权限细分为读取、编辑、打印、复制等，对不同级别的文档设置不同的权限组合。
审计追踪就像给文档操作安装了一个“黑匣子”，能够记录所有对文档的操作行为，便于事后追溯和审查。
操作日志记录：对员工的文档操作行为进行详细记录，包括文档的创建、修改、删除、复制、移动、打印等操作。
定期审计分析：定期对操作日志进行审计分析，发现潜在的安全风险和违规行为。
员工是企业文档安全的第一道防线，加强员工培训，提高员工的安全意识和防范能力至关重要。
安全意识教育：定期组织员工参加安全意识培训课程，向员工普及文档安全的重要性和常见的泄密途径。
安全操作培训：对员工进行安全操作培训，教导员工如何正确处理和保护文档，让员工养成良好的文档使用习惯。
除了技术手段和人员管理，物理安全也是文档防泄密的重要环节，要确保文档存储设备的安全。
设备安全防护：对存放重要文档的服务器和存储设备进行物理防护，如将服务器放置在专门的机房，设置门禁系统、监控摄像头等。
文档销毁管理：对于不再需要的纸质文档和存储介质，要进行安全销毁。
对于纸质文档，可以使用专业的碎纸机进行粉碎处理；
对于存储介质，如硬盘、U 盘等，可以使用消磁设备进行消磁处理，或者采用物理销毁的方式，如钻孔、砸碎等，确保文档信息无法恢复。
以上便是为大家分享的全部内容了，如果您还想要了解更多相关知识，欢迎评论或私信小编！
编辑：小然
