在日常办公中,我们有时候会遇到一种情况:精心排版好的Word文档,被别人不小心或者有意修改,搞得格式乱七八糟或者内容丢失。这个时候,让Word文档“只读可看,不可改动”就非常重要了。下面小编分享4个实用方法,帮助你轻松实现 Word 文档的防修改保护。
方法一:启用“限制编辑”功能这个功能适合大多数需要保护内容不被篡改的场景。
设置步骤:
1、打开Word文档,点击菜单选项卡【审阅】→【限制编辑】;
2、在弹出的界面中,勾选【仅允许在文档中进行此类编辑】,选择【不允许任何无更改(只读)】,再点击【是,启动强制保护】;
3、弹出对话框后,输入密码并确认,再点击【确定】就设置完成了。
效果:
设置完成后,除非输入密码,其他人无法修改文档内容(相关编辑选项无法点击),但可以正常阅读和复制。
这种方法不是真正的安全保护,但可以起到提醒作用,防止意外修改。
设置步骤:
1、打开Word文档,依次点击【文件】→【信息】→【保护文档】→【标记为最终】;
2、弹出确认提示框后,点击【确定】即可。
效果:
再次打开文档时,菜单栏下方会提示“标记为最终”,此时用户无法编辑修改内容;但是可随时取消(点击"仍然编辑"),所以不是强制保护。
当文档完全不需要被继续编辑时,可以使用此方法。
设置步骤:
1、打开Word文档,点击【文件】→【另存为】→【浏览】;
2、弹出“另存为”对话框后,选择【保存类型】为“PDF”,再点击【保持】即可。
效果:
转换为PDF后,内容基本无法被直接修改(当然,借助专门工具还是可以编辑,但门槛更高了)。
方法四:使用表单限制功能(适合模板类文档)如果你只允许对方填写固定内容,而其他部分不能动,可以用“填写窗体”限制。
设置步骤:
1、找到【开发工具】选项卡(如未显示,可在选项中启用);
2、使用“文本控件”添加可填写区域;
3、点击菜单选项卡【审阅】→【限制编辑】;
4、在弹出的界面中,勾选【仅允许在文档中进行此类编辑】,选择【填写窗体】,再点击【是,启动强制保护】;
5、然后设置密码即可。
效果:
这样,对方打开文档后,只能填写你设定的区域,其他部分完全锁定。
小提示:对于使用密码的方法,比如“方法一”和“方法四”,请妥善保存密码,一旦遗忘,将无法恢复文档编辑权限。
如果不小心忘记了限制密码,需要借助第三方工具来解决问题。比如小编使用的Word工具,工具里的【解除限制】模块,可以不用密码,直接解除Word文档的“限制保护”。
以上就是保护Word文档不被随意改动的4种方法,根据使用场景选择最合适的方法,就能大大提升办公效率!